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시간, 공간, 비용 극복을 위한 스마트컨퍼런스

IT문화원칼럼. URL: http://ith.kr/column/20130625_samsung.html


시간, 공간, 비용 극복을 위한 스마트컨퍼런스

삼성그룹사보, 삼성앤유. 2013.06.25.

- 김중태 (IT문화원 원장)


시간 공간의 제약을 극복하는 협업 시스템, 스마트 컨퍼런스

지하철에서 학생과 젊은 직장인이 스마트폰을 사용하는 용도를 보면 절반은 카카오톡을 하고 있고, 나머지 절반은 게임과 웹서핑, 만화보기 등을 한다. 반면 내가 만나는 CEO들은 대부분 스마트폰을 업무용으로 활용한다. ‘해외 출장 나가면 미팅 후에 호텔에 와서 다시 이메일 확인하느라고 몇 시간을 보내 피곤했는데, 스마트폰 덕분에 이동 중에 이메일 확인을 할 수 있어 호텔에서는 휴식을 취할 수 있게 되었다’는 CEO의 말처럼, 스마트폰은 24시간 동안 CEO의 업무를 도와주는 비서 역할을 한다. 이처럼 소득 상위권자의 특징은 스마트폰을 소비적인 일보다는 생산적인 일에 더 많이 사용한다는 점이다. 게임을 하고 채팅을 하면서 여가를 즐기는 일도 필요하지만, 좀더 나은 삶을 꿈꾼다면 스마트폰을 생산적인 일에 사용하는 비중을 높여야 한다는 뜻이다.

생산적인 용도라면 모바일 오피스를 빼놓을 수 없다. 3년 전만 해도 대부분의 직장인은 스마트폰이 무엇인지 몰랐기 때문에 초기의 모바일 오피스는 주로 개인적 오피스 작업인 이메일, 메모, 문서작성, 검색, 일정관리 중심으로 구현되었다. 그러나 최근에는 모바일 오피스 환경도 좀더 정교하고 복잡한 협업 시스템을 활용해 생산성을 높이고자 하는 방향으로 발전하기 시작했다.

스마트폰의 빠른 보급으로 인해 이미 세계 노동 인구의 35%인 11억 9천만 명의 근로자가 모바일 워커(Mobile Worker)일 것으로 추산하고 있을 정도로 모바일 워커의 증가는 급증 추세다. 2013년에 한국 직장인 중 개인용 모바일 기기를 업무에 활용하는 BYOD족은 93%나 된다. 또한 VM웨어 조사결과에 따르면 개인 스마트폰을 업무에 활용하는 이유에 대해 ‘사무실 밖에서 업무를 처리하기에 효율적(80%)이고, 피드백을 빠르게 할 수 있다(74%)’라고 응답한 데서 알 수 있는 것처럼 모바일 오피스를 활용한 스마트워크는 기업의 협업 능력 향상과 생산성 향상에 절대적으로 필요하다고 할 수 있다. 특히 글로벌 경제 위기의 심화로 기업내 비용 절감을 위해서 스마트폰을 활용한 모바일 오피스의 활용은 기업의 절대적 과제로 인식되고 있는 상황이다. 이러한 변화 과정에서 필연적으로 업무의 상당 시간을 차지하는 회의를 좀더 효율적으로 진행하기 위한 수요가 크게 증가하기 시작했고, 스마트폰을 이용한 소통과 협업 시스템에 대한 수요가 증가하기 시작했다.

삼성SDS의 지난 과거가 바로 이러한 흐름을 그대로 보여주고 있다. 삼성SDS는 기존의 업무를 모바일로 활용할 수 있는 모바일 그룹웨어(m-Groupware)와 표계산 파일과 프리젠테이션 파일 워드프로세서 파일 등 24종의 업무용 주요 파일을 볼 수 있는 뷰어프로그램(Doc Viewer)을 비롯하여 SEMP, MDM, BAS 등의 다양한 모바일 솔루션과 플랫폼을 개발해 기업에 제공해왔다. 그리고 최근에는 협업 시스템에 대한 기업의 수요 증가에 대응하고자 언제 어디서나 회의가 가능한 협업 시스템인 ‘스마트컨퍼런스’를 개발해 발표했다.

‘스마트 컨퍼런스’는 삼성SDS와 삼성전자가 함께 개발해 2012년 12월에 발표한 커뮤니케이션 시스템으로 전 세계 사용자의 유무선 전화 컨퍼런싱을 가능하게 함으로써 모바일 오피스의 발전방향을 이끌고 있다. 물론 ‘스마트 컨퍼런스’ 이전에도 오디오 컨퍼런스 시스템은 존재했다. 그러나 기존의 텔레컨퍼런스가 컨퍼런스콜 시스템이 갖추어진 회의실이나 유선전화기가 놓인 장소에서만 사용해야 한다는 불편함이 있는 반면, 스마트컨퍼런스는 모바일이 연결되는 지역이라면 설악산 꼭대기에서도, 지구 반대편 나라에서도 회의에 참여할 수 있다는 점이 다르다. 또한 스마트폰을 사용하므로 기존의 오디오 컨퍼런스가 지닌 여러 문제점을 해결했다.

예컨대 기존의 오디오 컨퍼런스는 회의 참석자가 회의에 참석할 때마다 접속번호, 회의번호, 비밀번호를 알고 회의시간에 맞춰 전화를 걸어야 회의 참석이 가능했으나, 정보 저장이 가능한 스마트폰은 이런 복잡한 과정이 생략되며 주최자의 콜만으로도 참석이 가능하다. 일반전화나 컨퍼런스콜 장비와 달리 스마트폰이기 때문에 그룹사 전 임직원 검색이나 추가 기능이 가능하고, 회의 통지도 일일이 전화를 걸어서 하지 않고 이메일 및 SMS로 자동 발신되므로 회의 주최자로서는 매우 편리한 회의 시스템이라 할 수 있다. 무엇보다 ‘스마트 컨퍼런스’는 전화 수신을 통해 회의에 참석하므로 별도의 통화료가 발생하지 않는다는 장점이 있다. 회의 참석자로서는 전화 수신 방식으로 참여하기 때문에 개인 전화비용에 대한 부담감 없이 참석할 수 있어 서비스 참여에 거부감이 없다는 긍정적인 면이 있다.

결국 많은 기업이 ‘스마트 컨퍼런스’와 같은 협업 시스템의 도입을 통해 비용을 절감하고 생산성을 향상시키고자 할 것이다. 모바일 업무 영역은 문서 작업과 같은 개인 영역과 다수가 함께 하는 협업 영역으로 양분되는데, 협업에서 가장 필요한 것이 효율적인 커뮤니케이션이고 이 중에서도 시간을 많이 차지하는 업무가 회의다. 이러한 업무 회의를 스마트폰을 이용해 언제 어디서나 주최하고 참여할 수 있는 ‘스마트 컨퍼런스’ 도입은 기업으로서는 필수적으로 도입해야 할 시스템이라 할 수 있다. 기업 협업 중에서 가장 중요한 일인 ‘회의’를 스마트폰에서 실현시킨 ‘스마트 컨퍼런스’ 등을 활용해 기업들도 스마트 환경에 맞게 발전하기를 기대한다.

스마트 컨퍼런스로 회의하기

(1) 80%나 로밍비용이 줄어든 김 과장
일본 출장이 잦은 A사의 김 과장은 늘 로밍비용이 부담스러웠다. 전화회의로 팀원과 회의를 해야 하는데 분 당 1200원이나 하는 국제전화비는 많이 부담스럽다. 100분 참석하면 무려 12만 원. 그렇다고 해서 개인전화에 포함된 국제통화료를 회사에서 전액 지원해주는 것도 아니다. 그래서 속으로 끙끙 앓고 있었는데, 이번 출장길부터는 스마트 컨퍼런스를 이용해서 회의를 한다고 한다. 김과장은 전화를 수신하는 방식으로 회의에 참석하기 때문에 분당 240원의 로밍비용으로 참석이 가능해졌다. 국제전화비를 무려 80%나 절약하면서 회의에 참석하게 된 김 과장은 그만큼 마음도 가벼워졌다.

(2) 똑똑한 비서가 있어 편해진 송 대리
부장님의 지시로 매일 부원들을 호출해 회의에 참석시켜야 하는 송 대리는 회의 참석을 독촉할 때마다 스트레스가 많다. 부원 20명에게 한 명씩 전화를 해서 시간과 참석회선, 비밀번호 등을 알려주면서 회의에 꼼 참석해달라는 당부의 말을 덧붙이다 보면 출근 후 한 시간이 정신 없이 지나가버린다. 그러나 스마트 컨퍼런스로 회의방법을 바꾼 이후로는 이메일과 SMS로 부원들에게 자동으로 전달되기 때문에 한 시간 동안 전화를 붙잡고 씨름해야 하는 일로부터 해방되었다. 송 대리는 스마트 컨퍼런스가 똑똑한 비서처럼 느껴진다.

(3) 주최자 부담도 직원 부담도 0에 수렴
업무 상 부하 직원들이 늘 지방 출장 중인 박 과장은 직원들의 오디오컨퍼런스 참석에 대해 늘 미안한 마음을 갖고 있었다. 회사에서 개인휴대폰 사용료를 지원해주지 않다보니 회의 참석하는 직원들의 전화비용에 대한 부담이 있어서다. 직원들도 전화비용에 대한 불만이 쌓이던 중이었다. 그러나 스마트컨퍼런스로 회의를 주관하면서부터 이런 미안한 마음을 날려버릴 수 있게 되었다. 직원들은 전화를 수신해서 참석하기 때문에 전국 어디서나 전화비 부담이 0원이 된 것이다. 박 과장의 미안한 마음도, 직원들의 불만도 0에 수렴된 것이다.

(4) 그 자리에서 피드백이 결정되어 편리해진 이과장
캄보디아에 호텔 제휴를 알아보러 온 이 과장은 현지 상황을 보고하고 팀원과 상의해 많은 호텔과 제휴 결정을 빠르게 진행해야 한다. 작년까지는 관련 부서 직원 한 명 한 명에게 전화를 걸어 상황을 설명하고 피드백을 기다리는 방식이었는데, 각 부서 의견이 다르면 다시 조율하기를 반복하느라고 제휴 한 건 결정하는데 며칠씩 걸려야 했다. 그러나 스마트컨퍼런스를 도입한 덕분에 올해부터는 관련 부서 직원이 함께 회의에 동시에 참석해 의견을 내고 그 자리에서 바로 제휴 가부를 결정한다. 며칠씩 걸리던 피드백이 한 시간도 안 걸리면서 생산성은 더욱 높아졌고, 마음은 더욱 여유롭게 되었다.

(5) 업무와 회의를 동시에 진행해서 좋은 한 대리
부서 막내인 한 대리는 회의 참석이 큰 부담이었다. 한창 일할 때 위층 회의실에 가서 몇 시간을 보내다보면 모니터링 할 시간이 줄어들이 잔업 업무 부담이 컸다. 또 회의를 해도 옆자리에 앉은 선배들의 눈치를 보느라 제 목소리 내기도 힘들었다. 그러나 스마트컨퍼런스 도입 덕분에 회의실까지 가지 않아도 되니 눈으로는 모니터링을 하면서 회의에 참석할 수 있어 요즘 세대에 맞는 멀티태스킹이 가능하고, 선배들의 모습이 보이지 않으니 회의 도중에 자신의 목소리를 내면서 의견을 피력하기도 한다. 또한 회의실에서 회의를 할 때는 음료수를 마시고 옆사람과 잡담하느라 쓸데 없는 시간 낭비가 많았는데, 전화로 회의를 진행하니 팀원들이 꼭 필요한 말만 하고 끝내서 회의시간이 몇 분의 일로 줄어들었다. 막내인 한 대리는 스마트컨퍼런스가 고맙다.

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